Giống nhóm Avengers, Microsoft đang thiết kế lại tương lai từ quá khứ.
Để thích ứng với sự phát triển của thị trường công nghệ, Microsoft đã làm mới tương lai của chính mình dựa trên việc học hỏi những thất bại và sai lầm trong quá khứ.
Có một căn phòng ở trụ sở chính của Microsoft thể hiện tất cả những thay đổi và triết lý thiết kế của họ. Bên trong phòng có 4 dãy bàn trưng bày sản phẩm. Dãy đầu tiên là những thiết bị đã từng được bán ra ở các cửa hàng.
Dãy thứ 2 là các sản phẩm thế hệ mới. Dãy thứ 3 và 4 là nơi đặt những concept mà Microsoft sẽ hiện thực hóa nó trong tương lai.
Ngày nay, Microsoft không chỉ là công ty sản xuất phần mềm, làm ra máy chơi game Xbox. Tập đoàn này còn có cả một hệ sinh thái khổng lồ bao gồm phần mềm, phần cứng và những dịch vụ liên quan. Chúng cần được định hướng phát triển đồng bộ, thống nhất.
Microsoft đã loại bỏ cách thiết kế của quá khứ, khi mà mỗi sản phẩm được một nhóm riêng biệt tạo ra trong bí mật. Họ đi theo xu hướng thiết kế mở của Google.
Ý tưởng được chia sẻ rộng rãi và tích hợp, đồng bộ trên những sản phẩm của công ty, mang đến sự tương thích tốt hơn giữa phần cứng và phần mềm. Đây là thay đổi sâu sắc giúp cho nền tảng 44 tuổi của Microsoft thích ứng với xu thế và cạnh tranh tốt hơn với những start-up năng động xuất hiện hàng loạt trong thời gian vừa qua.
Thay đổi triết lý thiết kế
Mỗi thứ năm hàng tuần, các nhóm Surface, Windows và ứng dụng có cuộc trao đổi với nhau về công việc đang thực hiện. Các nhà thiết kế sẽ tranh luận xem Microsoft cần thiết kế như thế nào, ngôn ngữ ra sao, đâu là hình ảnh đại diện trực quan cho sản phẩm, cách thể hiện chúng trên các bảng minh họa và thiết kế.
Cuộc họp có sự tham gia của thành viên từ các nhóm sản phẩm khác như OneNote, OneDrive và Microsoft Teams. Mọi người đánh giá các thiết kế của nhau, đưa ra ý kiến và cách thức để làm việc với bảng màu của Microsoft, các nguyên tắc minh họa và tiếng nói chung để tạo ra các sản phẩm theo cùng xu hướng.
Nó có vẻ như một cuộc họp hoàn toàn bình thường tại hầu hết công ty. Tuy nhiên, nó không hề xuất hiện tại Microsoft 10 năm trở về trước.
Với hệ thống thiết kế được sử dụng trong thời gian vừa qua, “Fluent design”, Microsoft lấy ý tưởng từ khắp công ty nhưng đảm bảo các bộ phận luôn tuân thủ theo các nguyên tắc chung trong thiết kế qua mô hình và concept được công bố.
Cách tiếp cận này xuất phát từ một trong những sản phẩm thất bại nhất của hãng: Windows Phone. Để ra mắt, Microsoft đã tập hợp nhóm Windows, Office và phần cứng để tạo ra một ngôn ngữ thiết kế hoàn toàn mới có tên “Metro”, giúp cho hệ điều hành trông hiện đại hơn. Windows Phone thất bại, nhưng thiết kế của nó thực sự đã thúc đẩy Apple và Google tạo ra các hệ điều hành di động tốt hơn.
“Tôi nghĩ những gì chúng tôi học được, ít nhất trên điện thoại, đó là một hệ thống thiết kế tuyệt vời, nó không chỉ dành cho một sản phẩm”, Albert Shum, trưởng bộ phận thiết kế Windows, nêu ý kiến. “Làm thế nào để bạn thực sự mở rộng nó ra hàng trăm sản phẩm, phục vụ hàng triệu, thậm chí là hàng tỷ khách hàng”.
Fluent đã thực sự đưa Microsoft trở lại những điều cơ bản của thiết kế, tập trung nhiều hơn vào sự đơn giản. Thay vì kiểu chữ in đậm và nội dung “cạnh-tới-cạnh”, Fluent quan tâm đến các yếu tố tinh tế như độ sáng, độ sâu, chuyển động và chất liệu.
Chúng ta đã thấy nó xuất hiện trong Windows với các gợi ý về hiệu ứng chuyển động và làm mờ. Nó cũng xuất hiện trong Office và trang web của các dịch vụ như OneDrive, Office Online và Outlook. Microsoft đang dần biến Fluent thành nền tảng thiết kế trung tâm của họ.
Ngoài ra, với suy nghĩ rằng tất cả phần cứng đều cần phần mềm để hoạt động, Microsoft không xem đây là một quá trình tách biệt. “Chúng tôi luôn nghĩ rằng phần cứng là một giai đoạn cho phần mềm”, Ralf Groene – giám đốc thiết kế phần cứng của Microsoft – cho biết. “Đôi khi nền tảng cũng ảnh hưởng đến hiệu suất phần mềm, do đó có sự tác động trở lại của cả hai yếu tố”.
Động lực từ đối thủ cạnh tranh
Sự phát triển của các đối thủ đã tác động lớn đến Microsoft. Công ty bắt đầu thiết kế phần cứng Surface sau khi chứng kiến thành công của Apple với MacBook Air và iPad. Và các bản cập nhật phần mềm thường xuyên của Google cho Chrome và Android đóng vai trò truyền cảm hứng đối với tiến trình cập nhật liên tục trên Windows 10 hiện nay.
Nhưng không chỉ có những đối thủ khổng lồ đe dọa Microsoft. Hiện tại có hàng ngàn công ty khởi nghiệp cạnh tranh trực tiếp với các sản phẩm của hãng, từ Office đến dịch vụ đám mây đến Outlook.
Bối cảnh phần mềm đã thay đổi đáng kể kể từ khi Microsoft đề ra quy trình phát triển phần mềm đầu tiên. Trước đây, cứ sau vài năm, họ sẽ xuất xưởng một phiên bản Windows mới. Các nhóm phần mềm, phần cứng và thiết kế cũ sẽ bị loại bỏ nhưng điều đó lại không tạo ra sự khác biệt lớn – thiết kế thay đổi nhỏ giọt và tính cạnh tranh hạn chế.
Microsoft từng có tiếng là để các nhóm phát triển cạnh tranh với nhau nhằm đảm bảo thiết kế của họ được chọn đưa vào sản xuất đại trà. Bill Gates từng tạo nên những cuộc đánh giá như vậy, nơi ông có thể khai tử một thiết kế được phát triển trong nhiều năm chỉ bằng quyết định chóng vánh. Điều đó khiến cho các nhóm phải cạnh tranh quyết liệt nhằm tạo được ấn tượng với người đứng đầu Microsoft.Trong nội bộ, các nhóm của Microsoft cũng từng đối nghịch nhau.
Nhưng trong thập kỷ qua, mọi thứ đã thay đổi rất nhiều. Google và Apple đã tạo ra các sản phẩm có đủ sức cạnh tranh với những thế mạnh chủ chốt của Microsoft. Office, mảng kinh doanh trị giá 35 tỷ USD mỗi năm vẫn thống trị thị trường, nhưng G Suite của Google hay Workplace của Facebook và một số ứng dụng khác đang tạo ra áp lực cạnh tranh lớn.
Trong khi đó, các công ty khởi nghiệp nhỏ hơn lại đạt được thành công ở những phân khúc thị trường Microsoft xem nhẹ. Dropbox và Slack chen chân vào lĩnh vực mà lẽ ra Microsoft sẽ thống trị nếu nhanh chóng đổi mới. Slack hiện được định giá 7,1 tỷ USD và có hơn 30 triệu khách hàng trả tiền cho dịch vụ. Dropbox hiện có giá trị vốn hóa khoảng 10 tỷ USD trên thị trường chứng khoán.
Một trong những mối đe dọa này trực tiếp tác động đến mảng kinh doanh chủ chốt của Microsoft. Trong khi các nền tảng nằm ngoài sự kiểm soát của Microsoft, như iOS và Android, ngày càng thu hút được người dùng. Vì thế phần mềm không còn là nơi thống trị của Microsoft, mảnh đất màu mỡ này đã bị chia nhỏ thành những lĩnh vực khác nhau do nhiều công ty khai thác.
Lắng nghe người dùng và đầu tư cho nguồn mở
Triết lý thiết kế của Microsoft đã thay đổi, quy trình phát triển sản phẩm của họ cũng đã khác đi. Microsoft thời hậu Bill Gates không còn những cuộc họp “đấu súng” giữa các nhóm để tìm ra ý tưởng được chọn trở thành sản phẩm chính thức.
“Tôi nghĩ rằng triết lý văn hóa mới của chúng tôi xoay quanh việc thử mọi thứ, nếu điều đó thất bại và chúng tôi loại bỏ nó, thì đó là bài học tuyệt vời cho lần thử tiếp theo”, Friedman cho biết.
“Ngày càng nhiều người tại Microsoft được tán dương vì đã mạnh dạn thử nghiệm, học hỏi và áp dụng điều đó cho các dự án kế tiếp. Bởi vì những gì chúng ta đang đầu tư là sự tăng trưởng dài hạn”.
Hãng đã thể hiện quyết tâm thay đổi. Chi 7,5 tỷ USD mua lại GitHub, nền tảng lưu trữ mã nguồn mở lớn nhất thế giới, Microsoft mong muốn các nhà phát triển có thể chia sẻ và cộng tác gần gũi hơn.Phương pháp mới sẽ thiết kế lại cách thức hoạt động của Microsoft, giúp công ty thích ứng được xu thế thay đổi của phần mềm và phần cứng trong nhiều năm tới. Tuy nhiên, điều này không phải dễ dàng thực hiện.
Microsoft cũng bắt đầu tận dụng ưu thế của mã nguồn mở. Trình duyệt Edge đã chuyển sang dùng nhân Chromium. Đó là một thiết kế mở, gợi ý về cách Microsoft tái tạo lại tương lai của chính họ. “Tôi hy vọng rằng mọi người có thể tham gia xây dựng một phần trải nghiệm Microsoft trong 10 năm tới”, Friedman chi sẻ cảm giác của ông về tương lai.
Ngoài nguồn mở và Windows, câu chuyện thiết kế trong tương lai của Microsoft có vẻ ngày càng đi theo xu hướng lắng nghe ý kiến của những người trực tiếp sử dụng sản phẩm.
Xbox hay Surface bắt đầu thay đổi phù hợp hơn với người dùng. Chương trình phản hồi của khách hàng đối với sản phẩm của Microsoft hoạt động tốt hơn, công ty tìm kiếm ý kiến của mọi người để đưa ra quyết định thiết kế.
Rõ ràng Microsoft đã học được từ thất bại của quá khứ, giống như các thành viên biệt đội Avengers tìm cách đảo ngược quá khứ để giải cứu 50% sinh linh trong vũ trụ ở Avengers: Endgame. Giờ đây thách thức của họ là kết hợp ý tưởng từ hơn 100.000 nhân viên lại với nhau thành một thiết kế duy nhất, mang đến cảm giác trải nghiệm liền mạch cho hàng tỷ người dùng Office và Windows.
